撰写给内贸想要转外贸的企业整理一下外贸跟单员工作的全流程，分成17个环节，希望能帮助外贸新人快速了解一下内贸转外贸需要了解的外贸跟单全流程：
一、客户询盘
在客户下达采购订单（PO）之前，通常会向业务部发送询盘，以了解订单的具体细节。业务部需对此类询盘进行及时响应。
二、报价流程
- 回复询盘与制作报价单
- 业务部需迅速回应客户询盘，明确商品名称、型号、生产厂家、数量、交货期、付款方式、包装规格及所需柜型等关键信息。
- 制作正式报价单时，应使用公司抬头并详细标注客户信息，同时注明报价的有效期限。鉴于汇率和原材料价格可能波动，明确有效期为后续调价提供合理依据。
- 核对价格与折扣
- 与领导和工厂确认最新产品价格，并申请相应折扣，确保报价的准确性。
- 汇率与成本计算
- 查阅当日最新汇率，精确核算EXW/FOB价格。
- 根据产品重量及运输需求，综合评估快递、空运、海运或铁路运输成本。
- 报价细节确认
- 报价单中的各项参数必须准确无误，包括集装箱规格等。
- 确认付款方式，如信用证L/C、电汇T/T、直接付款D/P等。
- 报价前核实产品库存情况，避免客户付款后无货可供。对于缺货款式，推荐替代产品。
三、接收订单与制作文件
- 接收客户订单
- 客户确认报价后，将发送采购订单（PO）给业务员，并要求制作形式发票（PI）。
- 制作形式发票（PI）
- 仔细核对公司名称、客户名称、订单号、PI时间等关键信息。
- 确保商品名称、客户型号、规格、单价及总金额等无误。
- 核对大写金额与银行信息，明确OEM细节。
- 制作合同
- 合同中的公司名称、客户名称、抬头、日期等必须准确。
- 逐一检查产品名称、规格、单价、总金额、重量、体积等，确保无误。
- 合同条款需详尽且全面，覆盖所有关键要素。
- 接收客户定金
- 仔细核对客户打款的公司名称和账号，避免假水单导致的生产风险。
- 对于新客户或信用不佳的客户，建议谨慎使用Paypal付款，以防款项被撤销导致财货两空。
四、生产订单准备与客户确认订单后，随即启动工厂下单流程
①向工厂下单
- 明确产品信息：详细列出所需产品的名称、规格及数量，确保无误。
- 确认交货时间：与工厂沟通并确定大致的交货期限。
- 老客户备料：对于长期合作的客户，可提前通知工厂备料，以加快生产进度。
- 收款后生产：待收到客户银行水单后，再正式安排工厂投入生产。
- OEM细节备注：在订单中明确标注所有OEM生产细节，确保产品符合客户要求。
②制定采购合同
- 合同细化：合同内容需详尽，包括合同号、产品规格参数等关键信息。
- 金额核对：仔细核对数量与金额，确保无误。
- 验货标准：明确验货方式及标准，确保产品质量。
- 付款方式：确认并明确付款方式，避免后续纠纷。
- 问题处理：制定问题解决方案及索赔机制，保障双方权益。
③支付定金
- 账号核对：仔细核对工厂账号信息，确保无误。
- 账单确认：本公司会计打款后，核对账单信息，确保款项正确支付。
- 到账跟踪：通过电话等方式跟踪工厂是否已收到定金。
④生产进度跟踪
- 实时掌握：随时掌握生产进度，确保生产按计划进行。
- 货物确认：确认货物尺寸、重量等关键信息，确保符合客户要求。
五、业务审批流程
业务部在收到订单后，将订单明细及客户订单复印件提交管理人员审批。审批通过后，由跟单员（或无跟单员情况下的业务员）负责跟进订单执行情况。
六、生产通知下达
业务部在确认交货期后，根据以下情况下达生产通知：
- L/C信用证客户：在交货期前1个月确认收到信用证，并由业务员和单证员共同审查信用证条款，确保无误后通知工厂生产。
- TT电汇客户：确认定金已到账后，下达生产通知。
- 放帐客户或D/A等收汇方式：需经经理确认后，方可下达生产通知。
七、验货
1:在交货期前一周，要通知验货员验货:
2:如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。
3:如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好。
八、制备基本文件
根据工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件(一般由业务跟单员制作，交给单证员)。
九、商检
如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
十、租船订舱
- 如果给客户的报价是基于 FOB条款，通常客人会指企货代/尽早与货代联系，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(SHIPPINGORDER简称 so)，通常在开船一周前可拿到定仓纸。
- 如果是由委方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等，经比较选择价格优惠信誉好船期合适的船公司并通告给客人。如客人不同意要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓.
3.如果货物不够一个小柜柜需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间入仓报关要求等内容。
十一、安排拖柜
1.货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠,价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司提供以下资料:定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等。没有长期合作的拖车。公司也可让货代安排货运事宜并在向货代支付本地费时一并支付提贷相关费用即可。
2.发送一份装车资料给工厂，列明上柜时间柜型、订仓号、订单号车牌号以及司机联系电话
3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快提供一份装货通知给业务部、列明货柜离厂时间、实装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。
十二、委托报关
在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。
十三、获得运输文件
1.最迟在开船后两天内，要将提单补料内容发送给船运公司或货代。补料要按 L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。
2.督促船公司尽快出提单样板及本地费用帐单。仔细核对提单样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。
3.及时支付运杂费等本地费用，付款后通知船公司及时职得提单正本等运输文。
十四、清关单证给客户
①快递正本提单，电放提单，以及提供清关资料 CI&PL。
②其他产地证，保险单等。
1.确认余款已到帐
2.快递提单等给客户
在提单核对完，货物出运一周内，船公司就会出正本提单了。要先让货代扫描正本提单，再次确认下提单内容，如无误，就尽快让货代邮寄正本单据。正本提单出来后，其他客户要求的特殊单据也可以出正本了。所有这些单据的正本都出来后,整理发票、箱单和外销合同等。对于 T/T的客户，在收到客户全款后，按客户要求的份数邮寄给客户;信用证要求下的单据，按照信用证的要求，在信用证规定的效期内，及时交给银行。注意，对于收到的提单、保单等，提单一般是三正三副(或只有三份正本)，保单是两正两副或一正两副，要仔细检查内容是都一致，章是否完整清晰，对于有问题的单据要及时退还更改，以免时间长误事。
十五、核销
货物出运后，一般 30 天左右，货代会把核销单和报关单退还。在收到退回来的核销单据时，要仔细检查下，核销单和报关单是否盖有海关验讫章，报关单上还要有代理报关行的报关专用章和报关员的章。然后，先在海关网上进行交单和报送，并打印逐笔核销报表(盖公章)，带上核销单、报关单(核销联和退税联)、水单和发票，到外汇进行核销。核销后，盖上出口核销专用章于核销单上外汇局签注栏(两处)、报关单(核销联和退税联)和水单上。核销完后，把核销单上的核销专用联、报关单的核销联和水单、发票(Commercial Invoice)整理，归档。
十六、退税
核销完后，把盖过核销专用章的水单复印一下(退税要用到)，连同增值税发票、报关单退税联、核销单退税联和发票(Commercial Invoice)把相关信息录入到出口退税操作系统里，拿着预申报的数据u盘和打出来的报表，去税局进行预申报(或者是直接上传到税局的预申报系统里):等税局系统里有信息，通知正式申报的时候，拿着正式申报的数据u盘和报表去税局退税。退税的报表上需盖公童和财务人员私章。
十七、售后维护
客户收到产品，积极并且主动的发一些相传产品的 marketing 宣传资料。每单业务完成后做好登记，包括电脑和书面记录，以便后续查询，所有文件要保存备用。